घरातील महत्वाचे पेपर्स कसे लावावेत

Submitted by साक्षी१ on 13 January, 2012 - 00:01

माझ्या घरात सगळे पेपर्स वेगवेगळ्या फाइल मध्ये आहेत ,आता मला ते व्यवस्थीत लावायचे आहेत. पण कुठुन सुरवात करु समजत नाहीये. काहीतरी सुचवा ना. कशी वर्गवारी करु यासाठी काही स्पेशल प्रकारच्या फाइल आहेत का? किंवा तुम्ही कसे फाइल करता.

विषय: 
शब्दखुणा: 
Group content visibility: 
Public - accessible to all site users

१) मेडिकल (कुटुंबाच्या प्रत्येक सदस्याची वेगळी छोटी फाईल)
२) इन्व्हेस्टमेंट्स - नॉमिनीवाईज किंवा मॅच्युरिटीवाईज किंवा कंपनीवाईज.. सगळ्यात वरच्या पेपरवर आतल्या गोष्टींची समरी.
३) एका फोल्डर/पाकिटामध्ये रेशनकार्ड, पॅनकार्ड, घराचे कागदपत्र (यात अ‍ॅग्रीमेंट, वार्षिक टॅक्स वगैरेही येईल), गॅस, वीज, फोन जोडणीचे कागदपत्र आणि त्याच्या १-२ फोटोकॉपीज.
४) गॅस, वीज, , सोसायटी, फोनची गेल्या वर्षभराची बिलं.
५) शैक्षणिक प्रमाणपत्रांची आणि पासपोर्ट / इतर लायसेन्सेसची फाईल.
६) एक जनरल फाईल (यात जे टाकावेसे वाटत नाही आणि फारसं महत्वाचंही नाही.. कदाचित पुढे उपयोगी पडेल न पडेल असे पेपर्स).
७) पाककृतींचे / इतर उपयोगी लिखाणाच्या प्रिंटआऊट्सची फाईल.

हे राम ! कागदं आवरण्याच्या विचारानेही हताश व्हायला होते. तरीपण महारटाळ पण महत्त्वाचे काम आहे ते खरंच.
मला त्यात अजिबातच गती नाही त्यामुळे माझी पुस्तकं सोडुन मी काही आवरायला जात नाही. Proud
डिप्रेसिंगली व्यवस्थित व्यक्तिबरोबर राहिल्यामुळे (काही) लोकं अचाट असतात याची खात्री पटली आहे. त्याला दहा वर्षांपूर्वीची पेस्लिपही सापडते. मला दहा महिन्यांपूर्वीचीही मागवावी लागते. !

- ओळखपत्रे आणि सर्टीफिकेट्स (घरातल्या प्रत्येक सदस्याची व्यवस्थित नीट लावलेली फाईल. आणि फायलीतील प्रत्येक पानापानाची फोटोकॉपी)
- आर्थिक कागदपत्रे (वार्षिक उत्पन्नाच्या स्टेटमेंट, टॅक्स भरल्याच्या पावत्या, घराचे अग्रीमेंट, गुंतवणूकीसंबंधी कागदपत्रे, एफडी, विमा, बँकेची स्टेमेंटस इ.इ.इ., सालानुसार व्यवस्थित लावलेले)
- सर्व प्रकारच्या पावत्या ( वीज, गॅस, फोनबिल, क्रेडिटकार्डाचे बिल इ.इ.इ)
- घरातील महत्वाच्या सामानाच्या पावत्या & वॉरंटीकार्डे
- सोने/दागिन्यांच्या पावत्या
- मुलांचे वार्षिक निकाल
- मुलांच्या शाळेच्या फियांच्या पावत्यांची फाईल. शाळेच्या अभ्यासाची फाईल (वर्कशीटस) वगैरे
- जिथे गेलो त्या जागांची एक फाईल. टुरिस्ट ब्रोशर/ राहण्याच्या जागांची माहिती वगैरे कोणाच्या उपयोगी पडु शकतात.
- घरातील सर्व सदस्यांचे पासपोर्टसाईझ फोटो
- घरातील सर्व सदस्यांची वेगवेगळी आरोग्य फाईल. मेडिकल हिस्ट्री, चेकप, उपचार, मुलांचे लसीकरण इ. इ.
- एका वर्षासाठी इतर सामानाच्या पावत्यांची फाईल. दर वर्षी मागच्या वर्षीचे कागदं फेकुन द्यायचे
- कुठल्या ना कुठल्या application forms ची फाईल
- आजूबाजूच्या दुकांनांचे कार्ड चिकटवलेली वही. कोणीही आले तरी आपल्या नोटसनुसार सामान बोलवू शकते.
- वर्तमानपत्राच्या कात्रणांची फाईल. कायकाय जमवून ठेवले त्याची.
- स्व:ताची आणि मुलांची पुस्तके/ मासिके, क्राफ्ट, कागदं !!!!

डिप्रेसिंगली व्यवस्थित व्यक्तिबरोबर राहिल्यामुळे (काही) लोकं अचाट असतात याची खात्री पटली आहे. त्याला दहा वर्षांपूर्वीची पेस्लिपही सापडते. मला दहा महिन्यांपूर्वीचीही मागवावी लागते. !
>>

रैनातै, सेम पिंच. कागदपत्र आवरायचं काम मी शक्यतो दुसर्‍या व्यक्तीकडे आउटसोर्स करते. Happy

मी नविन घर घेतल्यापासून मलाही सेम हाच प्रश्न भेडसावतोय. Sad
माझे तर पेपर्स अजून अस्ताव्यस्त पडलेत, त्यासाठी भरपूर ओरडणंही खाऊन झालंय. बरं झालं या बीबीमुळे मलाही थोडं मार्गदर्शन मिळेल. Happy

दक्षिणा, मग वास्तूशांतीला बोलवायचंत काही मित्रमैत्रिणींना , त्यांनी केली असती मदत! (अवांतर - हेही सांगावं लागतं) Sad Proud

दक्षिणा , रैना मला वाटलं मलाच कंटाळा आहे पेपर्स आवरायचा, आता तर कशी सुरवात करु या विचारानेच घाबरायला झालंय, पण या वर्षि पणच केला आहे जानेवारी हे काम पुर्ण करायचच

रैना.. फक्त १० वर्ष.. आमच्याकडे आजोबांच्या ५० वर्षापूर्वीच्या कार्यक्रमाची कात्रणं पण सापडतात.. व्यवस्थित फाईल मध्ये लावून ठेवलेली..

दक्षिणा , रैना मला वाटलं मलाच कंटाळा आहे पेपर्स आवरायचा, आता तर कशी सुरवात करु या विचारानेच घाबरायला झालंय, पण या वर्षि पणच केला आहे जानेवारी हे काम पुर्ण करायचच

>>> साक्षी, त्यात काय पण अवघड नाही. "हर हर महादेव", "जो बोले सो निहाल........" अशी जोरदार घोषणा देऊन तुटुन पडायचं. Proud
जोक्स अपार्ट, आधी फायली आणुन ठेवा, त्याला योग्य लेबल्स लावुन ठेवा, जसे, मेडिकल, इन्शुरन्स, शैक्षणिक, वगैरे. मग एक एक कागदाचा ढिग घ्यायचा, एक एक कागद त्या त्या विषयानुसार योग्य त्या फायलीत लावुन ठेवायचा. असे थोडे थोडे कागद दररोज हातावेगळे करु शकता.
मी तसेच केले होते. अनावश्यक कागद खुप सांभाळुन ठेवलेले होते, ते कागद फाडायला चिरंजिवांना बरोबर घेतले, त्याने अगदी मन लावुन आवडीने कागदाचे तुकडे केले. Proud

अनावश्यक कागद खुप सांभाळुन ठेवलेले होते, ते कागद फाडायला चिरंजिवांना बरोबर घेतले, त्याने अगदी मन लावुन आवडीने कागदाचे तुकडे केले. >> Lol
माझ्या कडेही हे काम करायला २ सैनिक तयारच आहेत , काम सांगायची खोटी की कामाला न कंटाळता सुरवात ते अगदि काम पुर्ण होई पर्यंत उसंतच घेणार नाहीत Lol

इन्व्हेस्ट्मेंट फाइल टाइप प्रमाणे वेगळी करावी
१) विमा - पर पर्सन पॉलिसी बाँड व रिसीट्स, आई, बाबा, मुलांच्या शिक्षणा साठीचे. ह्या तीन वेगळ्या
२) एफ्डी
३) एन एस सी सर्टिफिकेट्स सालाप्रमाणे
४) शेअर्स चे प्रिंटाउटस
५)बॉन्ड्स
६) सोने चांदी यांचे प्रत्येक दागिने वस्तु वजन व घेतल्याची तारीख, पावत्या ,ऑथें. सर्टि.
७) जन्म दाखले मृत्यू दाखले
८) पीएफ
९ पीपीएफ
पास्पोर्ट झेरोक्सेस,
गाडीचे सर्व कागदपत्रे मूळ रजि. चे झेरॉक्स
घरचा विमा उतरवला असेल तर त्याची फाइल.
घर विकत घेतले असेल तर त्याची व लोन ची फाइल.
कार लोन फाइल
पॅन कार्डस कलर झेरॉक्स लॅमिनेट करून.
बँक अकाउंटची पास शीट्स बुके इत्यादी
पे स्लिप्स,
या सर्वाचा एक्सेल बॅकप. व ती एक्सेल फाइल इमेल करून ठेवणे म्हणजे फिजिकल हरवली तरी
ऑनलाइन सर्व नंबर्स राहतात व डुप्लिकेट करता येते.

या सर्वाचा एक्सेल बॅकप. व ती एक्सेल फाइल इमेल करून ठेवणे म्हणजे फिजिकल हरवली तरी
ऑनलाइन सर्व नंबर्स राहतात व डुप्लिकेट करता येते.>> हे आणि महत्वाचे कागदपत्रं स्कॅन करुन मेल करुन ठेवले असतिल एखाद्या मोठ्या आपत्तीनंतर खूप उपयोगी पडतात.

डिप्रेसिंगली व्यवस्थित व्यक्तिबरोबर राहिल्यामुळे (काही) लोकं अचाट असतात याची खात्री पटली आहे. त्याला दहा वर्षांपूर्वीची पेस्लिपही सापडते. मला दहा महिन्यांपूर्वीचीही मागवावी लागते. !
>>> अगदी अगदी.

हम्म..:)
बघा म्हणजे मी असं करते.
१. गॅस, फोनबिल, पाणीबिल, कपडे खरेदी, सोने व दागिने खरेदी, इलेक्ट्रॉनिक उपकरणे, व इतर सगळ्या प्रकारच्या खरेदीच्या पावत्या सगळ्या एका बंद फोल्डरमध्ये ठेवते, वरच्या बाजुला त्याला Receipts असा टॅग लावते...जेणेकरून शोधायला सोपे जाईल.

२. बिलांच्या बाबतीत थोडी अधिक काळजी घेते. म्हणजे, फोन व लाईटबिलं यासाठी वेगळी फाईल करते. बाकी इतर जनरल बिलं एकत्र ठेवते.

३.मेडीकल बिलं सगळी एकाच फाईल मध्ये लावून ठेवते. पण प्रत्येकाची बिलं विभागून, विभागलेल्या पेपरला फाईलमधून बाहेर येइल असा एक टॅग लावून त्यावर त्या व्यक्तीचे नाव टाकते. यामुळे स्पेसिफिक व्यक्तीची बिलं चटकन मिळतात.

४.सर्टीफिकेट्सची स्वतंत्र फाईल आहे, परत त्यात टेकनिकल सर्टीफिकेट्सचे वेगळे फोल्डर आहे.

५.नोकरीच्या बाबतीतले सर्व डिटेल्स, उदा. ऑफर लेटर, इन्क्रीमेंट अथवा इन्सेंटिव्ह लेटर, सीव्ही इत्यादी एका फोल्डरमध्ये आहेत. पेस्लिप्ससाठी एक स्पायरल बाईंडिंग ची छोटीशी फाईल मी वापरते, त्यात इतर कुठलाही पेपर लावत नाही.

६. इन्व्हेस्टमेंट डिटेल्सची फाईल वेगळी.यात परत टॅग्स वापरून विभाजन.

७.बँकेशी निगडित सर्व कागदपत्र एका फाईलमध्ये ठेवते.

डिप्रेसिंगली व्यवस्थित व्यक्तिबरोबर राहिल्यामुळे (काही) लोकं अचाट असतात याची खात्री पटली आहे. त्याला दहा वर्षांपूर्वीची पेस्लिपही सापडते. मला दहा महिन्यांपूर्वीचीही मागवावी लागते.>>> प्रचंड मोठी सेम पिंच!!!

>>या सर्वाचा एक्सेल बॅकप. व ती एक्सेल फाइल इमेल करून ठेवणे म्हणजे फिजिकल हरवली तरी
ऑनलाइन सर्व नंबर्स राहतात व डुप्लिकेट करता येते>>> अनुमोदन. आमच्याकडे नवरा सगळे महत्वाचे डॉक्युमेंट्स स्कॅन करुन ठेवतो.
महाकंटाळवाणं किचकट काम. आला पेपर की करा फाईल ह्या तत्वावरच हे काम उरकू शकतं. जरा टाळाटाळ केली की पसारा वाढलाच म्हणून समजा.
माझ्याकडे एक मोठी फाईल आणि त्याच्या आत क्लिअर पॉकेट्स आहेत. त्यात टॅक्सचे वगैरे पेपर्स फाईल करते. प्रत्येक क्लिअर पॉकेटवर टॅब्ज लावता येतात आणि फाईलच्या बाहेरही आत कसले पेपर्स आहेत ह्याची चिठ्ठी लावलेली आहे.

आमच्या फाईल कॅबिनेट मधे वरचा खण चालू वर्षासाठी आणि खालचा खण रेकॉर्ड किपिंग म्हणून वापरतो.
वरच्या खणात
१.हिटिंग गॅस, वीज, सिटी युटिलिटीज, फोन, पाणी वगैरे साठी वेगवेगळ्या फाईल्स. या फाईल्स एकत्र ठेवण्यासाठी लेबल लावलेला फाईल हँगर.
२. प्रत्येक क्रेडिट कार्ड साठी स्वतंत्र फाईल, एक फाईल हँगर
३. प्रत्येक बँक अकाउंट वेगळी फाईल, एक फाईल हॅंगर.
४. बँकेप्रमाणेच गुंतवणूकीचे फक्त टॅक्सेबल आणि टॅक्स डिफर्ड गुंतवणूकीसाठी वेगळे हँगर.
५. गाडीची कागद पत्रे-टायटल, मेंटेनप्र, इंन्शुरन्स वगैरे साठी प्रत्येक गाडीची वेगळी फाईल. एक फाईल हँगर.
६. हेल्थ रिलेटेड फाईल्स प्रत्येक सदस्याच्या वेगळ्या फॅमिली डॉक्टर, स्पेशालिस्ट, डेटिस्ट वगैरे प्रत्येकी एक हॅंगर. यात रिपोर्ट्स आणि बिले/इंन्शुरन्स पेमेंट्/को पेमेंट
७. लाईफ इंन्शुरन्स
८. घराच्या दुरुस्ती, रुटिन मेंटेनन्सचे पेपर, इअर एंड स्टेटमेंट रिअल इस्टेट टॅक्स आणि इंटरेस्ट संबंधी, होम ओनर्स इंन्शुरन्स, होम असोशिएशन वेगळ्या फाईल एक हँगर.
९. करिअर रिलेटेड एक हँगर
या शिवाय महत्वाचे कागदपत्र बँक लॉकरमधे. एक बेड खाली राहिल असा प्लॅस्टीकच्या खोक्यात टॅक्स रेकॉर्ड.
दोन लहान प्लॅस्टिकचे डबे रिसिप्ट्स ठेवायला. एक घरातल्या खर्चासाठी आणि एक नवर्‍याच्या नोकरीसंबंधी खर्चासाठी. एक प्लॅस्टिकचा खोका मुलाच्या बेड खाली. त्यात त्याचा पोर्टफोलिओ.
मुख्य म्हणजे डॉक्युमेंट श्रेड करायला चांगला श्रेडर! तसेच महत्वाची डॉक्युमेंट स्कॅन करुन ठेवणे गरजेचे.

माझ्याकडे एक मोठी फाईल आणि त्याच्या आत क्लिअर पॉकेट्स आहेत>> म्हणजे कसे?
आला पेपर की करा फाईल ह्या तत्वावरच हे काम उरकू शकतं. जरा टाळाटाळ केली की पसारा वाढलाच म्हणून समजा>> माझ एकझ्याकटली हेच झालयं. फक्त एकच त्यातला त्यात बरं की मी सगळं फाइल केलय..

माझ्या कडे सुटी कागद पत्र ( जास्तीत जास्त झेरॉक्स ) चिक्कार आहेत. ते व्यवस्थित फाईल ला लाऊन ठेवण महा कंटाळवाण काम. दर सहा सहा महिन्यांनी नको असलेली कागद पत्र फाडण्याचे मोट्ठे काम करावे लागते.
रच्याकाने सोसायटीची मेंटेनन्स ची बिल, इलेकट्रीसिटी ची बील किती वर्षापर्यंत जपून ठेवावीत. ?

सर्वात महत्वाचे म्हणजे श्रेडर असावा असे वाटते.
आमच्याकडे तीन बॉक्सेस आहेत. त्यातही कप्पे व लेबल करण्याची सोय. बाजारात हे प्रकार मिळतात.
एक चालू वर्षासाठी, दुसरे मागीलवर्षाचे ठेवायचेच असलेले कागद व तिसरे बॉक्स हे कायमस्वरूपी ठेवण्याच्या कागदांचे. दरवर्षी जानेवारीत मागल्यावर्षीची नको असलेली कागदपत्रे श्रेड केली जातात. महत्वाचा (कदाचित लागेल कधीतरी असाही) कागद स्कॅन करून ठेवला जातो. अठवड्याच्या आलेल्या कागदपत्रांवर मी नजर ठेवते.;) महत्वाचे असेल तरच नवर्याला दाखवते. नाहीतर दर विकेंडला तो लक्ष घालतो व ठरवतो. कधीतरी एखाद् दोन अठवडे या कामात खंड पडला तर देवाचे नाव घेऊन सुरुवात करावी लागते.;)

जास्तीतजास्त बील पेपरलेस करण हे सगळ्यात महत्वाच. म्हणजे एकूणच घरात कागद कमी येतात.
आमच्याकडे जागेचा प्रश्न नाही. त्यामुळे घरातल्या स्टडी मधल्या मोठ्या कॅबिनेट मध्ये सगळ व्यवस्थित बसत.

पण भारतात , हे अस काहीतरी घेवून करता येत का बघा. मोठा प्लॅस्टीकचा डबा किंवा ३ ड्रॉवरच चेस्ट. त्यामध्ये या अशा लेबल केलेल्या फाईल .

DesktopFileAcrylic_l.jpg

आणि या अशा लेबलच्या फाईल्स
Let-SizeInternalFileFolders_l.jpg

याच साईटवर असंख्य आयडियाज सापडतील तुम्हाला. देशात जरी हे दुकान नसल तरी याला सिमिलर प्रॉडक्ट आणुन ऑर्गनायझेशन करु शकता.

तसेच शक्यतो , जी कागदपत्र शक्य आहेत ती स्कॅन करुन ठेवल तरी बरेच पेपर्स कमी करता येतील.

या फंदात पडायला मला आतां खूप उशीर झाला आहे. माझ्या पत्नीला मात्र हे वाचायला देतो; 'डिप्रेसिंगली अव्यवस्थित' माणसाबरोबर रहाणं म्हणजे काय याची चांगलीच कल्पना आहे तिला !

इतकं व्यवस्थित कसं काय ठेवता, व्यवस्थित ठेवणारे लोक? सगळ्या व्यवस्थित टाईपवाल्यांना सा. न.
>> याची खरच गरज असते... जे बाहेरगावी/ परदेशी असतात, त्यांनी स्कॅन कॉपीजपण ठेवा... सगळी बिले, Statement ( Investment/ Credit Card) paperless करा आणि पेमेन्ट्स ऑनलाईन करा...

एक अनुभव - मी माझी चारचाकी गाडी चार वर्षानी विकली आणि परदेशी आलो. सहा महिन्यानी, घरी पत्र आलं, सरकारी विक्रीकर विभागाकडून सेल्स टॅक्सविषयी विचारणा झाली. माझ्याकडे सेल स्लिप (स्कॅन कॉपी) होती (सेल्स टॅक्स त्यात भरलेला दाखविलेला होता), ती मी इकडून ईमेल केली..

मी पण फारसा व्यवस्थित नाही पण मला हवा असलेला कागद सापडतो. Happy

मैना / सीमा वा अमेरिकेतले सर्व. तुम्ही ड्रॉवर वगैरे कशाला घेता. Happy हे बघा. मी वापरलं आहे. एकदम मस्त. आणि इंडेक्सनी सॉर्ट वगैरे करू शकता. हवा तो कागद चटकण.

http://store.neat.com/index/page/product/product_id/104/product_name/Nea...

हे व असे अनेक स्कॅनर उपलब्ध आहे. नोव्हे मध्ये सेलवर पण असतात.

पण भारतात , हे अस काहीतरी घेवून करता येत का बघा. मोठा प्लॅस्टीकचा डबा किंवा ३ ड्रॉवरच चेस्ट >> अगं चांगले फोल्डर्स मिळतात इथे पण Happy माझ्याकडे आहे फोल्डर्सची बॅग.

Pages

नवीन प्रतिसाद लिहा