गणेशोत्सव व्यवस्थापन - एक अनुभव

हा लेख लालूनी २००४-२००५ च्या संयोजन अनुभवानंतर लिहिला होता.

गणेशोत्सव पार पाडण्यात संयोजक समितीचा मोठा हातभार असल्यामुळे ते मन्डळ कसे तयार होते यापासून सुरुवात करु. Form, Storm, Norm आणि perform पैकी ही पहिली पायरी.

संयोजक मंडळ असे बनते -

गणेशोत्सवाच्या 'पूर्वतयारी' बीबी वर एक दिवस पोस्ट येतं आणि सगळ्याना गणपतीचे वेध लागतात. तिथे आधी संयोजक म्हणून ज्याना काम करायचे आहे त्यानी पुढे यावे असे लिहिलेले असते, पण लोक कुठले कार्यक्रम ठेवावेत वगैरे विषयावर चर्चा सुरु करतात. संयोजक मंडळ कुठूनतरी 'आपोआप' तयार होईलच असा त्याना विश्वास असतो. ~D

आणि त्याचप्रमाणे खालील घटक पदार्थ मिळून (कसेबसे एकदाचे) संयोजक मंडळ तयार होते -

१. काही अति - उत्साही मायबोलीकर ज्याना संयोजक होण्याची इच्छा असते. (हे क्वचित सापडतात)
२. काही मायबोलीकर ज्याना संयोजक व्हायचे असते पण बिचकत असतात. (कारण म्हणजे काय करायचे ते माहित नसते, 'आम्हाला काय करायचे ते सांगितलं तर करु' म्हणणारे.
३. वरील मायबोलीकर १ आणि २ हे एकदा आले की त्यान्च्या व्यक्तिगत ओळखीतील काही मायबोलीकर जे त्यांच्या मित्र - मैत्रीणीला संयोजनात मदत करायला म्हणून धावून येतात.
४. काही 'संयोजनाचे काम करा' अशी विनन्तीवजा धमकी देऊन पकडून आणलेले मायबोलीकर.
५. नेहमीचे यशस्वी कलाकार, जे बोलावले की नेहमीच येतात बिचारे.
६. दोन ते तीन चालू मॉड. ('चालू' हा शब्द इथे 'active' या अर्थाने वापरला आहे. म्हणजे अधूनमधून मायबोलीवर येऊन मॉडगिरी करणारे.) बरेचसे काम संयोजक मंडळ करत असले तरी काही खास अधिकार हे मॉड्स नी राखून ठेवल्यामुळे त्यांची मदत घेणे अपरिहार्य आहे.

वरील ६ प्रकारात मोडणारे मायबोलीकर एकत्र आले की एक चालू मॉड खालील गोष्टी करतात -

१. 'संयोजक' हा मायबोली ID तयार करणे. (त्या ID ने पोस्ट्स करण्यसाठी)
२. सर्वांचा एक Yahoo Group आणि (चर्चा करता यावी म्हणून!)
३. संयोजकांचा Yahoo ईमेल ID तयार करणे. (इतर मायबोलीकर आणि आपपसात मेलामेली साठी)

'चर्चा आणि मेलामेली'

संयोजक ID , याहू ग्रुप आणि ईमेल सेट अप झाल्यावर संयोजक मंडळ आणि मदत करणारे मॉड्स हे याहू ग्रुप चे मेम्बर होतात. संपादक मंडळात कोण कोण आहे ते सर्वाना कळावे म्हणून त्यंच्या IDs ची एक लिस्ट पूर्वतयारी च्या बीबी वर मॉड्स टाकतात. (तिकडे कोणाचे फारसे लक्ष जात नाही. ~D )

यानन्तर संयोजकांची आपापसात चर्चा सुरु होते. कोणत्या, किती, कशा स्पर्धा घ्याव्यात इ. इ. सुरुवातीला फक्त 'सुचवासुचवी' च चालू असते. बहुतेक ईमेल्स मोठ्या आणि minglish मधे असतात. त्याला ईलाज नाही. त्या वाचण्याची तयारी असावी. कोणीतरी एक दोघानी पुढाकार घेऊन सगळ्या सूचनांचा ट्रक ठेवला तर बरे पडते. या चर्चांमधून संयोजक मंडळातल्या लोकांचा कलही समजतो. पुढे कामे वाटून द्यायला त्याचा उपयोग होतो. या चर्चेत सहसा फार वाद विवाद होऊ देऊ नयेत. पुढे पुन्हा 'भांडणातून मैत्री' होण्याची शक्यता किती असते माहित नाही. ~D

अनेक जण अनेक गोष्टी सुचवत असतात त्यावर पुन्हा सगळे मत मांडत असतात यामुळे निर्णय घ्यायला उशीर लागायला लागतो. अशा वेळी कोणीतरी पुढाकार घेऊन सगळ्यांचा कल लक्षात घेऊन काही निर्णय घ्यावे लागतात. अर्थात ते सगळ्यांसमोर मांडून कोणाचा अगदीच आक्षेप नाही ना हे पहावे. नाहीतर पुढे सरकावे.

दरम्यान इतर मायबोलीकर पूर्वतयारी बीबी वर सूचना, कल्पना मांडत असतात तसेच संयोजक ID ला मायबोली वरुन ईमेल सूचनांच्या, प्रश्न याबद्दल ईमेल्स येतात. या भागातल्या संयोजकांच्या काही कामे अशी सांगता येतील -

१. वेळोवेळी संयोजक ID ने याहू वर जाऊन ईमेल्स चेक करणे.
२. पूर्वतयारी बीबी वर विचारलेलेल्या प्रश्नांची उत्तरं देणे.
३. कार्यक्रमाबद्दल इतर संयोजक व मायबोलीकर यान्च्याकडून आलेल्या सूचनांचा विचार करणे
४. स्वतःच्या काही कल्पना असतील तर त्या इतरांसमोर स्पष्टपणे मांडणे

स्पर्धा निवड

गणेशोत्सवात काही कार्यक्रम हे दरवर्षीच असतात. उदा. -
१. मूर्तीची सजावट आणि प्रतिष्ठापना
२. हितगुजकरानी रचलेल्या आरत्या

या गोष्टींची तयारी ताबडतोब सुरु करता येते. एकाने जबाबदारी घेऊन नेहमी आरत्या लिहिणार्‍या व्यक्तीना विनन्ती करावी. अर्थात कोणीही लिहू शकतं. फक्त सगळ्या आरत्या एकाच दिवशी नको. लिहिणारे स्वतःच पोस्ट करतात तेव्हा तेवढी काळजी घ्यायला सांगावी.आ व्यतिरिक्त 'गणेशोत्सव' बीबी वर इतरानी श्लोक, प्रसाद, घोषणा इ. चालू ठेवाव्यात. या दहा दिवसात हा बीबी थंड पडता कामा नये.

आता स्पर्धांविषयी. स्पर्धा निवडताना साधारण खालील गोष्टी विचारात घेतल्या जातात.

१. अशी स्पर्धा घेणे शक्य आहे का?
२. पूर्वतयारीला वेळ किती लागेल? (हे स्पर्धेच्या स्वरुपावर अवलंबून आहे. काही उदां फोटो निवडणे, कविता निवडणे इ. )
३. प्रतिसाद किती मिळेल?
४. परीक्षकांची गरज लागेल की वोटिन्ग चालेल?
५. परीक्षक मायबोलीकरांतून उपलब्ध होतील का?

स्पर्धा सुचवणार्‍यानीच हा सगळा विचार करुन सूचना दिल्या तर संयोजकांचा वेळ वाचेल.

स्पर्धा...

यावर्षीची काही उदाहरणं बघू -

१. काही हितगुजकरांची मुलाखत घ्यावी अशी एक कल्पना कोणीतरी मांडली होती. चांगली होती पण विचार करायला खूप वेळ लागला असता. कोणाची मुलाखत, कोण घेणार, कशा प्रकारचे प्रश्न विचारता येतील, मुलाखत द्यायला किन्वा घ्यायला लोक तयार होतील का, पुन्हा या सगळ्या गोष्टींवर संयोजकांचं एकमत होणं यात खूप वेळ गेला असता त्यामुळं हा कार्यक्रम यावेळी होऊ शकला नाही.

२. Ambigram ची स्पर्धा ही प्रतिसाद किती मिळेल याबद्दल शंका आल्यामुळे ठेवली नाही.

३. मागच्या वर्षी फोटोवर आधारीत स्पर्धेला खूप चांगला प्रतिसाद मिळाला होता, म्हणून त्या यावर्षीची घेतल्या. अशा स्पर्धांत बर्‍याच जणाना भाग घेता येऊ शकतो आणि लिहिण्यासाठी फार वेळही खर्च करावा लागत नसल्याने यामधला सहभागही चा.गला असतो. या स्पर्धेला voting बरे पडते.

४. मायबोलीवरचे कविता - रसिक, कवी, लेखक, वाचक यांच्यासाठी म्हणून रसग्रहण, परीक्षण अशा स्पर्धा ठेवल्या होत्या. यांच्यासाठी अजून नवीन काहीतरी सुचायला हवं होतं असं वाटलं.

या स्पर्धेत जास्त लेखन करावं लागत असल्यामुळं प्रतिसाद लगेच मिळत नाही. चित्रकला स्पर्धेचेही तसेच. अशा प्रकारच्या स्पर्धा गणेशोत्सव सुरु होण्याच्या आधीच announce केल्या तर बरे पडेल असे वाटते. म्हणजे लोकाना मटेरिअल तयार करायला जास्त वेळ मिळेल. १० दिवस कमी पडतात. फक्त गणेशोत्सव सुरु झाल्यावरच पोस्ट करु द्यावे.

५. गद्य STY(spin the yarn) हा एक लोकप्रिय प्रकार आहे. कथेची सुरुवात दिल्यावर लोकानी ती पुढे न्यायची. याची सुरुवात संयोजकांपैकी कोणीतारी लिहावी किंवा दुसर्‍याना विनन्ती करावी. हा प्रकार पुढे चालू ठेवायचे झाले तर काही सूचना कराव्याश्या वाटतात. यावर बंधने घालणे लोकाना आवडत नाहीत तरीही...

- कथेची सुरुवात interesting असावी. लोकांच्या कल्पनाशक्तीला पंख फुटले पाहिजेत . पण फार complicated नको. सगळे धागे लक्षात ठेवायला अवघड पडता कामा नये. एक जरी सुटला तरी एखाद्याने लिहिलेला सगळा भाग वाया जातो.
- पुढे लिहिणार्‍याने आधीचे लेखन हे 'हे स्वप्नात घडले' किन्वा 'हे खोटे होते' असे लिहून रसभंग करु नये.
- प्रत्येकाने किती लिहावे यावर काही मर्यादा ठेवता आली तर बरं होईल.

कामाची विभागणी आणि पूर्वतयारी

एका स्पर्धेसाठी २ संयोजकानी मिळून काम केल तर छान. पुन्हा प्रत्येक संयोजकाने २ कार्यक्रमांची जबाबदारी घ्यावी. उदा. 'अ' हा 'ब' बरोबर पाककला स्पर्धेचे आयोजन करेल, आणि 'क' बरोबर वादविवाद स्पर्धेचे. 'ब' आणि 'क' हे पुन्हा अजून एका मेम्बर बरोबर एक स्पर्धा आयोजित करतील. काही बाबातीत 'एक स्पर्धा एक आयोजक' असेही चालू शकेल.

काही वेळा संयोजक मंडळातील मंडळी मधूनच अन्तर्धान पावतात (अचानक एखादी अडचण, ऑफिसमधे काम यामुळे वेळ देता येत नाही असे होऊ शकते.) म्हणून शक्यतो एका स्पर्धेची जबाबदारी दोघानी घेतलेली बरी म्हणजे त्या स्पर्धेबाबतची माहिती अजून एका व्यक्तीला असते. आणि ती व्यक्ती पुढे काम चालू ठेवू शकते.

इथे संयोजक मंडळातल्या लोकांचे interest बघून कामाची विभागणी करता येते. कवितेची जाण असणारे कविता निवडायला मदत करतील. तेच कवितेवर आधारीत स्पर्धेचे आयोजन करु शकतील. इ.

स्पर्धेचे / कार्यक्रमाचे स्वरुप काय आहे त्यावर पूर्वतयारी अवलंबून आहे. काही उदाहरणे -
१. विषय निवडणे (वादविवाद, एकाच विषयावर लेखन स्पर्धा)
२. कविता निवडणे (रसग्रहण किन्वा कवितेवरुन चित्र)
३. उपप्रकार (पाककला मधे ३ वेगळ्या प्रकारच्या स्पर्धा होत्या. त्यातल्या एकासाठी ingredients पण निवडावे लागले. पीठे वगैरे.. )

इतर तयारी -

४. स्पर्धेचे नियम तयार करणे. ( Important! ) हे स्पष्ट असावेत. यातून पुढे फाटे फुटता कामा नयेत. एकदा ठरवलेले नियम स्पर्धा सुरु झाल्यावर बदलू नयेत अथवा शिथिल करु नयेत. विशेषतः जेव्हा लोकान्चा सहभाग सुरु झालेला असतो तेव्हा. ( मैदा घातला तर चालतो? अय्या, आधी नाही का सांगायचं? मी पण माझ्या 'सप्तरंगी' पदार्थात घातला असता नं! ~D )

नियमांबद्दल काही विचार कर्‍अण्यासारख्या गोष्टी म्हणजे - स्पर्धेचा अवधी काय आहे? एका स्पर्धकाला किती entries पाठवता येतील? ( voting असलेल्या स्पर्धेला एका स्पर्धकाने एकदाच भाग घ्यावा. हा नियम सान्गूनही पाळला जात नाही.) लेखनाला शब्द्मर्यादा काय आहे? इ. इ.

५. स्पर्धेसाठी परिक्षकांची गरज असेल तर मायबोलीकरांतून योग्य व्यक्तींची निवड करुन त्याना विनन्ती करणे. त्यांची संमती घेणे. त्याना स्पर्धेचे नियम कळवणे. (एका स्पर्धेसाठी २ - ३ परीक्षक असावेत. निकष काय लावायचे, points कसे द्यायचे ते त्याना ठरवू द्यावे.)

६. voting असेल तर त्याची पूर्वतयारी म्हणजे एखादी साईट निवडून टेस्ट करुन पहाणे. voting साठी असलेल्या स्पर्धेचे poll तयार ठेवता येतील. responses नन्तर add करता येतात. http://www.go2poll.com ही गेले २ वर्ष वापरलेली साईट आहे.

७. स्पर्धेच्या नियमांचे, विषयांचे स्पर्धा बीबी वर टाकण्यासाठीचे पोस्ट्स तयार ठेवणे.

८. संयोजकांच्या याहू ग्रुप वर database तयार करुन त्यात कोणते बीबी तयार करावे लागतील याची लिस्ट टाकणे. (त्या त्या बीबी वर जाणारे पोस्ट त्या स्पर्धेच्या आयोजकानी तिथे पोस्ट करावे. काही फ़ाईल्स असतील (उदा. फोटो) तर त्या upload कराव्या.)

९. गणेशोत्सवाचे आणि स्पर्धेचे वातावरण तयार करण्यासाठी स्पर्धांबद्दल काही वेधक जाहिराती टाकणे. हे काम कोणीतरी एकानेच करावं आणि काही दिवसाआड जाहिराती टाकव्यात. एकदम भडीमार नको.

१०. वरील सर्व गोष्टी संयोजकानी केल्या की मॉड्स उरलेले पण महत्वाचे काम करतात. . गणेशोत्सवासाठी लागणारे बीबी तयार करणे आणि योग्य ती पोस्ट्स त्या बीबी वर टाकणे.
गणेश चतुर्थी दिवशी गणपती प्रतिष्ठापना करणे आणि स्पर्धा बीबी सर्वांसाठी ओपन करणे.

मोरया!

एकदा का स्पर्धा सुरु झाल्या की संयोजकांचे 80% काम झाले असे म्हणायला हरकत नाही. हुश्श! स्पर्धा चालू असताना स्पर्धेचे स्वरुप नियमांबाबत काही प्रश्न आले तर त्याला उत्तरे देणे, परीक्षकान हवी ती माहिती देणे अशाच प्रकारची कामे उरतात.

संयोजक आणि स्पर्धा सहभाग -
संयोजक मंडळीनी निदान आपण स्वतः जबाबदारी घेतलेल्या स्पर्धेत भाग घेऊ नये असे मला वाटते. दुसर्‍या स्पर्धेत घ्यायला कोणाची हरकत नसावी. अर्थात त्या स्पर्धेबद्दल तुम्हाला आधी कितपत माहिती होती यावर ते ज्याने त्याने ठरवायचे आहे. या वर्षी फोटो वर आधारित स्पर्धेत संयोजकातल्या मंडळीनी भाग घेतला होता. त्यातल्या कुणालाच ते फोटो स्पर्धेत टाकण्याआधी पाहता आलेले नव्हते. ते अगदी ऐनवेळी याहू ग्रुप वर upload केले गेले.

निकाल -
स्पर्धा संपल्यानन्तर स्पर्धेचे निकाल जाहीर करणे हे महत्वाचे काम उरते. सेट केलेल्या तारखेला polls expire होतात, त्याचे निकाल लगेच मिळू शकतात पण परीक्षकाना स्पर्धेचं स्वरुप, सहभाग लक्षात घेऊन वेळ ठरवून द्यावा. सगळ्या स्पर्धांचे निकाल एकदमच जाहीर करावेत. संयोजकानी आपपल्या स्पर्धांच्या निकालचे पोस्ट मॉड ना पाठवावे. मॉड ते पोस्ट करतात आणि गणेशोत्सवाची सांगता होते.

या लेखनाचा पुढे काही उपयोग होईल, दरवर्षी मायबोलीकर उत्साहाने स्पर्धा आयोजित करायला पुढे येतील आणि गणेशोत्सव नेहमीप्रमाणे जोरात साजरा होईल अशी आशा.

मोरया!!

समाप्त.