प्रभावी सादरीकरण कसे करावे ?

हा लेख मी आजवर उपस्थित राहिलेल्या आणि मी स्वत: सादर केलेल्या अनेक सेमिनार आणि प्रेझेंटेशन मधील विविध अनुभवांवर आधारित आहे. मला आशा आहे की, हा लेख तुम्हाला प्रभावी सादरीकरणासाठी एक मार्गदर्शक तत्त्व म्हणून मदत करेल.

सादरीकरणे किंवा प्रेझेंटेशन अनेक प्रकारची असू शकतात. ही तुमची कस्टमरसोबतची साप्ताहिक समीक्षा बैठक असू शकते, महाविद्यालयीन विद्यार्थ्यांसमोर गेस्ट लेक्चर किंवा सेमिनार असू शकते. तुम्ही विक्री व्यवस्थापक असताना तुमच्या कंपनीचे नवीन उत्पादन लाँच करण्यासाठी ते सादरीकरण असू शकते. नवीन शोधलेल्या तंत्रज्ञानाचे किंवा कंपनीच्या तिमाही आर्थिक निकालांचे ते स्पष्टीकरण असू शकते. अंतिम वर्षाच्या प्रोजेक्टसाठी प्रेझेंटेशन देणारा महाविद्यालयीन विद्यार्थ्यांचा गट असू शकतो किंवा दररोज VDO अपलोड करणारा YouTuber असू शकतो किंवा ते फक्त तुमचे उत्पादन किंवा कार्यक्रमाची रूपरेषा सांगणारे बॅनर असू शकते. तुमच्या वरिष्ठांना प्रोजेक्ट स्टेटस सादर करणे हा सुद्धा प्रेझेंटेशनचा एक प्रकार! इतकेच नाही, तर रंगभूमीवरील नाटक हे सुद्धा सादरीकरणाचे एक उदाहरण आहे. पॉडकास्टद्वारे पुस्तक वाचन हे देखील एक सादरीकरण आहे जिथे तुमचा आवाज पणाला लागत असतो. तुम्ही लेख लिहिता तेव्हा तुमचे विचार तुम्ही वाचकांसमोर "सादर" करत असता! त्यात लेखन कौशल्य पणाला लागते. तेही एक प्रकारचे सादरीकरणच!

जे लोक काहीतरी सादर करत आहेत, त्यांच्याकडे प्रेक्षक (दर्शक) आणि श्रोते यांच्यावर योग्य प्रभाव पाडण्यासाठी प्रभावी सादरीकरण कौशल्ये असणे अत्यंत आवश्यक आहे.

आणि लक्षात ठेवा, तुम्हाला फक्त प्रभावीपणे सादर करण्याची गरज नाही तर ते ठरलेल्या आणि मर्यादित वेळेत सादर केले पाहिजे. टीव्ही जाहिराती किंवा सोशल मीडिया जाहिरातींचा विचार करा! त्यात तुम्हाला प्रति सेकंद पैसे द्यावे लागतात आणि त्यामुळे तुमचे सादरीकरण कौशल्य पणाला लागते. या जाहिराती अतिशय कमी वेळेत उत्पादनाची सर्व वैशिष्ट्ये कशी सादर करतात त्याचे बारीक निरीक्षण करा. त्यातून तुम्हाला प्रभावी सादरीकरणाची कल्पना येईल. जेव्हा वेळ कमी असतो, तेव्हा तुमचा संदेश योग्यरित्या पोहोचवण्यासाठी तुम्ही वेगवेगळी प्रतीके वापरू शकता.

सादरीकरण व्हर्च्युअल/आभासी (ऑनलाइन) किंवा वास्तविक (प्रत्यक्ष प्रेक्षकांसमोर) असू शकते. व्हर्च्युअल प्रेझेंटेशन दोन प्रकारचे असू शकते. तुम्ही घरी बसून तुमचा व्हीडीओ लाईव्ह टेलिकास्ट न करता प्रेक्षकांसमोर सादरीकरण करत आहात आणि प्रेक्षकांचे कॅमेरेसुद्धा चालू नाहीत. दूसरा प्रकार म्हणजे, तुमच्यावर सतत लक्ष केंद्रित करणारा एक स्थिर कॅमेरा एका ठिकाणी सेट केला जातो आणि व्हाईटबोर्डवर तुम्ही काहीतरी समजावून सांगत आहात असा तुमचा VDO प्रेक्षकांना प्रसारित केला जातो. तसेच कॉन्फरन्स कॉल किंवा व्हिडिओ प्रेझेंटेशन, ज्यात सगळ्यांचे चेहरे व्हिडिओ मधून एकमेकांना दिसतात आणि सादरकर्ता त्याचे स्क्रीन शेयर करून पॉवर पॉइंट स्लाइडस दाखवतो आणि एक्सप्लेन करतो!

काही उत्पादनांच्या लाँचिंगचा (उद्घाटन) थेट कार्यक्रम देखील एक प्रकारचे सादरीकरणच आहे. प्रेक्षक किंवा श्रोते यांच्यावर योग्य प्रभाव पाडण्यासाठी सादरीकरणाचे चांगले नियोजन केले पाहिजे.

प्रेझेंटेशन प्रभावी होण्यासाठी, पहिली गोष्ट म्हणजे तुम्ही सादर करत असलेल्या विषयाचे सखोल ज्ञान मिळवले पाहिजे आणि आगाऊ तयारी मेहनतीने केली पाहिजे. तुम्ही ज्या भाषेत सादर करत आहात ती तुमची मातृभाषा नसल्यास, तुम्ही तिचे व्याकरण आणि शब्दोच्चार, म्हणी आणि वाक्प्रचार शिकण्यासाठी अतिरिक्त प्रयत्न केले पाहिजेत. कोणत्याही परिस्थितीत पाल्हाळ, जड आणि कठीण साहित्यिक शब्दप्रयोग टाळा. खूप शब्दजंजाळ टाळा.

तुमच्या प्रेक्षकांची शक्य तितकी माहिती एक आठवडा आधी गोळा करा. त्यांची शैक्षणिक पार्श्वभूमी जाणून घ्या, त्यांचे कार्यक्षेत्र जाणून घ्या. शक्य असेल तर सेमिनार सुरु होण्याआधी असलेल्या मोकळ्या वेळेत चहा कॉफी घेतांना चर्चेत त्यांच्याशी अगोदरच संवाद साधून त्यांच्या समजून घेण्याच्या पातळीचा (अंडरस्टँडिंग लेव्हल) अभ्यास करा. हे तुम्हाला तुमच्या सादरीकरणाच्या पद्धतीत वेळेवर काही बदल करण्यास सहाय्यक ठरू शकते. त्यामुळे तुम्ही हे ठरवू शकता की तुम्हाला एकदम सुरवातीपासून (बेसिक गोष्टी) प्रेक्षकांना समजावून सांगायचे आहे की डायरेक्ट मुख्य मुद्द्यापासून सुरुवात करायची आहे? जर पूर्ण दिवस सेमिनार असेल, तर तुम्ही प्रेक्षकांशी सतत संवाद साधला पाहिजे. चहा कॉफी स्नॅक्स आणि जेवणाच्या ब्रेकमध्ये त्यांच्याशी मैत्रीपूर्ण रीतीने बोलून त्यांना प्रामाणिकपणे विचारा की त्यांना मुद्दे समजत आहेत की नाही? की आणखी तपशीलवार समजावून सांगायचे? त्यांच्याकडून अभिप्राय घ्या, जेणेकरुन तुमचे सादरीकरण प्रभावी होण्यासाठी तुम्ही पुढील सत्रात (सेशन) बदल करू शकाल.

प्रत्येक गोष्ट ppt स्लाइड्समध्ये लिहून ठेवू नका. ॲनिमेशन आणि ट्रान्झिशन इफेक्ट्स आणि व्हिज्युअल ग्राफिक्सचा अतिवापर करू नका. अनेक रंग वापरू नका. संपूर्ण स्लाइड्समध्ये फक्त दोन ते तीन रंग ठेवा आणि रंग संगती (कलर कॉम्बिनेशन) डोळ्यांना सुखावेल अशी ठेवा!

सादरीकरण सोपे ठेवा. फक्त बुलेट पॉइंट (ठळक मुद्दे) ठेवा. मजकूर विसरण्याच्या भीतीने ppt स्लाइड्समध्ये सर्व काही लिहू नका. प्रत्येक बुलेट पॉइंटच्या (ठळक मुद्दे) अनुषंगाने, तुम्हाला अनेक गोष्टी आणि माहिती लक्षात ठेवावी लागेल. सादरीकरणाच्या वेळी ते मुद्दे आठवून डिटेल समजावून सांगा. मुद्दे वेळेवर आठवतील की नाही आणि आपण प्रेक्षकांना कसे दिसू यासाठी आरशासमोर तुमची देहबोली आणि आवाजाच्या टोनचे निरीक्षण करा आणि आवश्यक असल्यास त्यात बदल करा. शक्य असल्यास, घरी किंवा आपल्या जवळच्या सहकाऱ्यांसह किंवा मित्रांसह संपूर्ण सादरीकरणाची रंगीत तालिम (रिहर्सल) करा.

पॉवरपॉइंट प्रेझेंटेशनमध्ये वापरलेला फॉन्ट (लिपि) हा मजकुराइतकाच महत्त्वाचा आहे. नेहमीपेक्षा वेगळा फॉन्ट वापरणे हे तुमचे सादरीकरण वैयक्तिकृत करण्याचा आणि तुमचा मजकूर त्याच वेळी अधिक मनोरंजक आणि संस्मरणीय बनवण्याचा एक उत्तम मार्ग आहे.

तसेच, प्रेक्षकांना आधीच सर्व काही सांगू नका. अशा प्रकारे सादर करा, की प्रेक्षकांच्या मनामध्ये कुतूहल निर्माण व्हावे आणि ते प्रश्न विचारण्यास प्रवृत्त होतील.

माझ्या मते, तुम्ही प्रेक्षकांचे प्रश्न त्यांच्या मनात जेव्हा उद्भवतील तेव्हा लगेच त्यांना विचारू द्या. काही सादरकर्ते सगळ्यात शेवटी "प्रश्न आणि उत्तर" सत्र ठेवतात. परंतु तो योग्य, प्रभावी आणि उपयुक्त मार्ग नाही. सत्र संपेपर्यंत प्रश्न पडलेल्या प्रेक्षकांची उत्सुकता कमी होते. मनातील प्रश्नाचे उत्तर न मिळाल्याने पुढील मुद्दे समजण्यास अडचण निर्माण होऊन त्यांचा सेमिनार मधील रस संपतो. म्हणून, वेळोवेळी प्रेक्षकांना हात वर करू देऊन प्रश्न विचारण्याची संधी द्या. जर तुम्हाला वाटत असेल की उत्तर खूप मोठे आहे, तर तुम्ही प्रश्नाची नोंद करू शकता, थोडे उत्तर आता देऊन मग शेवटी त्याचे तपशीलवार त्याचे निराकरण करू शकता. एखाद्या प्रश्नाचे उत्तर सेमिनारच्या विषयापेक्षा थोडे वेगळ्या मार्गाने जाणारे असेल आणि इतर प्रेक्षकांशी त्याचा फारसा संबंध नसेल तर त्या प्रेक्षकला सेमिनार संपल्यानंतर खासगीत भेटून त्याचे निराकरण करू शकता. त्यामुळे सादरीकरणाचा नैसर्गिक प्रवाह कमी होणार नाही. पण, जिथे जिथे आणि जेव्हा जेव्हा शक्य असेल तेव्हा आणि तिथेच शंका निरसन करा.

स्लाइड्समध्ये (ppt) मध्ये लिहिलेल्या शब्दानुसार जसेच्या तसे वाक्य वाचू नका. स्लाइड्समध्ये जे लिहिले आहे त्यापेक्षा भिन्न वाक्य पण परंतु समान अर्थ असलेले वाक्य बोला. स्लाइड्समध्ये लिहिलेल्या शब्दांचे समानार्थी शब्द वापरा. मात्र, प्रत्येकच वाक्यासाठी असे करू नका. समतोल साधा!

प्रेक्षकांना गुंतवून ठेवण्यासाठी नाविन्यपूर्ण कल्पना वापरा ज्या मी अनेक सेमिनारमध्ये वापरल्या आहेत. चांगल्या दर्जाचे पेन घ्या, टेबलावर ठेवा. तुम्ही काही समजावून सांगण्यापूर्वी, प्रेक्षकांना काही प्रश्न विचारा. हे तुम्हाला त्यांची ज्ञान पातळी समजण्यास मदत करेल. तुम्ही ज्या विषयाचे स्पष्टीकरण देणार आहात त्या विषयाबद्दल एखाद्या व्यक्तीची चुकीची धारणा असल्यास, तुमचे विषय स्पष्टीकरण झाल्यानंतर तोच प्रश्न विचारा. जर तीच व्यक्ती आता बरोबर उत्तर देऊ शकत असेल तर त्याला पेन भेट द्या!

प्रेझेंटेशन मध्ये दोन्ही बाजूंनी समान सहभाग हवा: प्रेक्षक आणि सादरकर्ते दोघांचा!

जर एकापेक्षा जास्त व्यक्ती प्रेझेंट करत असतील, तर तुम्ही तुमच्या कौशल्याच्या आधारे विषय आपापसात वाटून घेतल्याची खात्री करा. तथापि, सर्व सादरकर्त्यांना सादरीकरणातील सर्व सामग्रीची माहिती असणे आवश्यक आहे. वेळेवर फेरबदल झाला तर गोंधळ उडायला नको!

सादरीकरणात ऑडिओ व्हिज्युअल म्हणजे द्रुक श्राव्य सामग्री (विविध व्हिडिओ, गाणे, संगीत, हँडआऊट, चार्टस, मॅपस्, फोटोज, ग्राफ, बातम्यांचे व्हिडिओ) वापरणे महत्वाचे आहे. प्रेक्षकांचे लक्ष वेधून घेण्यासाठी आणि सादरीकरणाला जास्त स्पष्टता देण्यासाठी हे ऑडिओ व्हिज्युअलस् खूप उपयुक्त ठरू शकतात. व्हिज्युअल तुमच्या मुख्य मुद्द्यांशी संबंधित, समकालीन आणि समर्थनीय असले पाहिजेत. ते समजण्यास सोपे असावे. हॉलमधील प्रत्येकजण व्हिज्युअल पाहू शकतील याची खात्री करा. व्हिज्युअल समजावून सांगताना, त्याचे घटक भाग समजावून सांगण्यापूर्वी संपूर्ण व्हिज्युअल श्रोत्यांना समजावून सांगा (सारांश). दर्शकांची नजर व्हिज्युअलवर खिळवून ठेवण्यासाठी योग्य हातवारे करा आणि तुमचे शब्द व्हिज्युअलसोबत एकरूप होऊ द्या . सादरीकरणासह पुढे जाण्यापूर्वी प्रेक्षकांना व्हिज्युअल्स आत्मसात करण्यासाठी काही सेकंद द्या.

सादरीकरण करताना सकारात्मक देहबोली ठेवा. हाताने जास्त आणि अनावश्यक हातवारे टाळा. अशा प्रकारे उभे रहा की सर्व दिशा आणि सर्व कोनातील प्रेक्षक सादरीकरण पूर्णपणे विना अडथळा पाहू शकतील. सादरीकरणादरम्यान स्टेजवर डावीकडून उजवीकडे खूप हालचाली टाळा. सादरीकरणापूर्वी आणि नंतर, तुम्ही स्टेजवर मोकळेपणाने फिरू शकता परंतु सादरीकरण सुरू झाल्यावर तुमच्या हालचाली मर्यादित करा. तुमच्या सादरीकरणादरम्यान तुमचा आत्मविश्वास वाढवण्यासाठी; हात मोकळे आणि तुमची पाठ सरळ ठेवा. हाताची घडी घालून उभे राहू नका. या स्थितीमुळे तुम्हाला चांगला श्वास घेता येईल आणि तुम्हाला अधिक आराम वाटेल. तुमच्या प्रेक्षकांना कम्फर्टेबल बनवण्यासाठी, अधून मधून त्यांच्याकडे बघून हसा. हसणे हे आपले सर्वात शक्तिशाली शस्त्र आहे. लोकांना गुंतवून ठेवण्यासाठी, हाताने नैसर्गिक पद्धतीने हावभाव करा आणि प्रेक्षकांच्या डोळ्यात पहा. अशा प्रकारे लोक तुमच्यावर विश्वास ठेवतील आणि तुम्हाला एक आत्मविश्वासी व्यक्ती म्हणून पाहतील. प्रेझेंटेशनच्या विशिष्ट घटकाकडे लक्ष वेधण्यासाठी, त्याकडे थेट निर्देश करा आणि त्याच वेळी स्क्रीनवर पहा. तुमचे प्रेक्षक तुमचे डोळे आणि बोटाचे अनुसरण करतील. आवश्यक असल्यास लेजर बीम वापरा. श्रोत्यांच्या सहभागाला प्रोत्साहन देण्यासाठी, खुले हातवारे वापरा आणि शक्य असल्यास, गरजेनुसार स्टेजखाली उतरून लोकांभोवती फिरा. जेव्हा आपण स्पीकरच्या (वक्ता) जवळ असतो तेव्हा आपला अधिक सहभाग असतो.

लक्षात ठेवा, तुमच्याकडे सादरीकरणाच्या शेवटी एक संदेश किंवा तात्पर्य असणे आवश्यक आहे. एखादी गोष्ट सांगा. उदाहरण द्या. सादरीकरण इंटरेस्टिंग बनवा!

सादरीकरणाचा एक प्रकार म्हणजे भाषण! लक्षात ठेवा की, कोणतेही भाषण (स्पीच) करायचे असेल तर ते उत्स्फूर्त असावे. अधून मधून क्लिष्ट आकडे, माहिती साठी कागदाकडे पहिले तर हरकत नाही!

सादरीकरण करतांना तुमचे कपडे महत्वाचे ठरतात. सेमिनार कोणत्या देशात, प्रदेशात आहे तसेच समोर कोणत्या प्रकारचे प्रेक्षक आहेत त्यानुसार कपडे निवडा. तुम्हाला सोयीस्कर व आरामदायक होतील असेच कपडे घाला. प्रेक्षकांचे लक्ष विचलित होईल असे रंगीबेरंगी कपडे घालू नका. शर्टची, कोटची बटणे एक तास आधी आरशात तपासून बघा. सेमिनार आधी आणि दरम्यान चहा कॉफी पितांना, जेवतांना कपड्यांवर डाग पडणार नाहीत याची दक्षता घ्या. पुनः पुन्हा टाय ला हात लावून तो सेल करू नका. तुम्हाला चश्मा असल्यास परत परत त्याला मागे सरकवण्यासाठी हात लावू नका. चष्म्याची फ्रेम अशी एडजस्ट करा की तो तुमच्या नाकावरून खाली सरकणार नाही.

शेवटचे पण महत्वाचे! सादरीकरणाच्या आधी असे काही पिऊ किंवा खाऊ नका ज्यामुळे तुमचा घसा दुखेल किंवा खोकला होईल आणि तुमच्या आवाजावर परिणाम होईल. सादरीकरणा दरम्यान पाण्याची बाटली जवळ ठेवा. मधूनमधून पाणी प्या. गरम कॉफीचा घोंट पिऊन तुम्ही प्रेझेंटेशन सुरू करू शकता. प्रत्येक वेळी तुम्ही काहीतरी महत्त्वाचे बोलता तेव्हा कॉफीचे छोटे घोट घ्या. सहसा त्याच वेळेस प्रेक्षकांना पण ते पेय उपलब्ध होईल असे बघा! अन्यथा प्रेक्षकांचे लक्ष सादरकर्त्याकडे न जाता विचलित होऊन सादरकर्त्या व्यक्तीच्या कॉफीच्या कपकडे जाईल!

कोणतेही सादरीकरण, भाषण, सेमिनार, लेक्चर, वर्कशॉप, मिटिंग्स सादर करणे कठीण असते आणि कधीकधी घाबरवणारे असते. यात आश्चर्य नाही. मात्र योग्य प्लॅनिंग, अभ्यास, बॉडी लँग्वेज यशस्वीरित्या पूर्ण केले तर ती यशाची गुरुकिल्ली बनते!